Wenn du zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen bist, bedeutet das, dass du den ersten Schritt bereits geschafft hast: Dein Lebenslauf hat Interesse geweckt, dein Anschreiben konnte überzeugen. Jetzt gilt es, positiv aufzufallen und das Interesse des Arbeitgebers zu bestätigen. Daher ist es hilfreich, wenn du den Ablauf des Vorstellungsgesprächs und alle relevanten Informationen zu diesem Thema kennst.
Wie sieht die optimale Vorbereitung auf ein Vorstellungsgespräch aus?
Das Bewerbungsgespräch macht viele Bewerber*innen nervös. Mit einer guten Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch kannst du deiner Aufregung entgegenwirken.
- Recherche: Informiere dich über das Unternehmen, Produkte, Dienstleistungen, Projekte, Kultur und Werte.
- Selbstpräsentation üben: Bereite dich auf deine Selbstpräsentation vor, bleibe authentisch und untermauere deine Antworten mit Beispielen.
- Typische Fragen durchgehen: Lege dir Antworten für typische Bewerbungsfragen zurecht. Im Optimalfall übst du sie im Vorfeld mit einer Person deines Vertrauens – zum Beispiel einem Freund.
- Eigene Fragen vorbereiten: Überlege dir sinnvolle Fragen, die du im Bewerbungsgespräch stellen kannst, um mehr über die Position zu erfahren und Interesse zu zeigen.
- Begrüßung und Verabschiedung üben: Die ersten und letzten Sekunden des Gesprächs prägen den Eindruck, den du hinterlässt. Übe deshalb eine selbstbewusste Begrüßung und eine freundliche Verabschiedung.
- Anreise planen: Zu einer gründlichen Vorbereitung gehört die Planung der Anreise, damit du pünktlich zu deinem Termin erscheinst.
Eine umfassende Recherche hilft dir nicht nur dabei, Fragen über das Unternehmen zu beantworten – zum Beispiel, wenn es darum geht, welches Projekt dich am meisten begeistert. Auf den Social-Media-Kanälen bekommst du auch einen ersten Eindruck vom Kleidungs- und Kommunikationsstil innerhalb des Teams. Dies kann dir als erste Orientierung für ein passendes Auftreten im Vorstellungsgespräch dienen.
Ablauf des Vorstellungsgesprächs
Zu wissen, wie das Gespräch ungefähr ablaufen wird, hilft dir dabei, dich optimal vorzubereiten und deine Nervosität zu senken. Ein Vorstellungsgespräch verläuft oft in ähnlicher Struktur:
1. Begrüßung und Small Talk
Bevor das tatsächliche Bewerbungsgespräch beginnt, erfolgt eine freundliche Begrüßung:
Ein kurzer Small Talk lockert die Atmosphäre auf und hilft, einen ersten positiven Eindruck zu hinterlassen.
2. Vorstellung des Unternehmens und der Gesprächspartner*innen
Üblicherweise stellen die interviewenden Personen sich und das Unternehmen kurz vor. Sie geben dir wichtige Informationen zu der ausgeschriebenen Position, der Abteilung und der Firma. So erhältst du ein klareres Bild von deinem potenziellen Arbeitsplatz.
3. Selbstpräsentation
Anschließend bekommst du in der Regel die Chance, dich umfassend vorzustellen. Du schilderst
- deinen bisherigen Werdegang,
- relevante Erfahrungen und
- deine Motivation für die Stelle.
Diese Selbstpräsentation ist eine zentrale Gelegenheit, deine Stärken gezielt hervorzuheben. Gehe speziell auf Kenntnisse und Fähigkeiten aus deinem Lebenslauf ein, die für die angestrebte Position relevant sind.
4. Fragen an die Bewerbenden
Um herauszufinden, ob du die richtige Besetzung für die ausgeschriebene Position bist, stellen dir die interviewenden Personen Fragen. Diese beziehen sich unter anderem auf deinen Werdegang, deine Kenntnisse und deine Motivation.
Einige Fragen werden in fast jedem Bewerbungsgespräch gestellt. Das gilt auch bei einer betriebsinternen Bewerbung, obwohl du dem Unternehmen bereits bekannt bist. Hier einige Beispiele für typische Fragen im Vorstellungsgespräch:
- „Warum haben Sie sich bei unserer Firma beworben?“
- „Was wissen Sie über unsere Firma?“
- „Warum denken Sie, dass Sie die optimale Besetzung für die Stelle sind?“
- „Wo sehen Sie sich in 5 Jahren?“
- „Können Sie bitte Ihren beruflichen Werdegang kurz zusammenfassen?“
- „Was sind Ihre Stärken und Schwächen?“
- „Welche Gehaltsvorstellungen haben Sie?“
Wichtig: Informiere dich vorab über branchenübliche Gehälter – passend zu deiner Berufserfahrung. So gehst du sicher, dass du nicht zu viel oder zu wenig verlangst.
Neben klassischen Bewerbungsfragen können im Vorstellungsgespräch auch folgende Fragetypen auf dich zukommen:
- Stressfragen
- Fangfragen
- Brainteaser
Solche Fragen sollen Bewerber*innen unvorbereitet erwischen und aus der Reserve locken. So testen Personalverantwortliche unter anderem Soft Skills wie strategisches Denken, Einfühlungsvermögen oder Selbsteinschätzung.
Lass dich nicht von Stressfragen verunsichern und reagiere möglichst positiv. Häufig wollen Personaler*innen dich so auf einen Job vorbereiten, in dem du regelmäßig mit stressigen Situationen konfrontiert wirst.
3 Tipps, wie du dich auf Fragen im Vorstellungsgespräch vorbereiten kannst:
- Stellenanzeige analysieren: Lies die Stellenausschreibung genau, um zu verstehen, welche Aufgaben, Anforderungen und Qualifikationen besonders wichtig sind.
- Stärken und Schwächen reflektieren: Mache dir bewusst, welche deiner Fähigkeiten und Eigenschaften für die Stelle relevant sind. Überlege dir außerdem, wie du an deinen Schwächen arbeitest.
- Konkrete Beispiele vorbereiten: Notiere dir wichtige Erfolge und Situationen aus deinem Berufsalltag, die deine Kompetenzen belegen. Das hilft dir, Fragen strukturiert und überzeugend zu beantworten.
5. Rückfragen
Du kannst und solltest eigene Fragen im Vorstellungsgespräch stellen. Dafür erhältst du üblicherweise am Ende des Gesprächs die Möglichkeit. Mit deinen Rückfragen verdeutlichst du dein Interesse. Außerdem kannst du weitere Informationen über das Unternehmen in Erfahrung bringen, die dir wichtig sind.
5 Beispielfragen:
- „Wie sieht ein typischer Arbeitstag in dieser Position aus?“
- „Kann ich mir einmal meinen potenziellen Arbeitsplatz anschauen?“
- „Welche Weiterbildungsmöglichkeiten gibt es im Unternehmen?“
- „Wie wird die Einarbeitung ablaufen?“
- „Wie würden Sie die Unternehmenskultur beschreiben?“
6. Abschluss/Verabschiedung
Wenn alle Fragen geklärt sind, informieren dich Personalverantwortliche üblicherweise über den weiteren Ablauf des Auswahlverfahrens – zum Beispiel darüber, wann du mit einer Rückmeldung rechnen kannst. Zum Schluss folgt die Verabschiedung.
Schaffe ein gutes Ende, indem du dich wertschätzend verhältst und dich für das Gespräch bedankst.
Tipps, um im Vorstellungsgespräch zu überzeugen
Du weißt vorher nie genau, wie ein Vorstellungsgespräch tatsächlich ablaufen wird, welche Fragen gestellt werden oder wie die Atmosphäre ist. Die folgenden Tipps helfen dir dabei, im Vorstellungsgespräch souverän aufzutreten und einen überzeugenden Eindruck zu hinterlassen:
- Gründliche Vorbereitung: Eine umfassende Vorbereitung ist unerlässlich, wenn du selbstsicher erscheinen möchtest. Dazu gehören unter anderem eine gründliche Recherche, das Üben deiner Selbstvorstellung und das Vorbereiten relevanter Fragen und Antworten für das Vorstellungsgespräch.
Angemessenes Erscheinungsbild: Der Internetauftritt des Unternehmens kann dir Hinweise darauf geben, welche Kleidung für das Vorstellungsgespräch geeignet ist. Wie sind die Mitarbeitenden gekleidet? So erfährst du zum Beispiel, ob du im Anzug oder Kostüm erscheinen solltest oder ob elegant-zurückhaltende Kleidung angemessen ist.
Unabhängig vom Dresscode sollte deine Kleidung sauber und faltenfrei sein. Achte darauf, dass deine Schuhe zum Outfit passen und geputzt sind. Make-up, Nagellack, Schmuck und Parfüm sollten dezent sein, die Frisur ordentlich und der Bart gepflegt.
Körpersprache: Achte nicht nur darauf, was du sagst und wie du dich ausdrückst, sondern auch auf deine Gestik und Mimik. Eine vertraute Person kann dir dabei helfen, störende Angewohnheiten zu erkennen und an deinem Auftreten zu arbeiten.
Achte auf folgende Punkte:
- Fester Händedruck
- Freundliches und offenes Lächeln
- Ruhige und deutliche Aussprache in angenehmer Stimmlage
- Klare und konkrete Formulierungen
- Blickkontakt
- Aufrechte, entspannte und offene Körperhaltung
- Kontrollierte Bewegungen
Darauf solltest du verzichten:
- Arme verschränken
- Häufig ins Gesicht fassen
- An den Haaren oder mit dem Schmuck spielen
- Wild gestikulieren
- Mit dem Bein wippen
- Aktiv zuhören und Rückfragen stellen: Höre aufmerksam zu, mach dir gegebenenfalls Notizen und unterbrich dein*e Gesprächspartner*in nicht. Stelle Rückfragen, wenn Informationen unklar sind. So signalisierst du Interesse und Engagement. Sollte sich während des Gesprächs keine Gelegenheit ergeben, kannst du üblicherweise am Ende des Vorstellungsgesprächs Fragen stellen.
- Authentizität und Selbstbewusstsein: Sei du selbst und zeige gleichzeitig, dass du den Anforderungen gewachsen bist. Ein souveräner, aber nicht überheblicher Auftritt wirkt stärker als eine perfekt einstudierte Show.
- Nervosität kontrollieren: Ein bisschen Aufregung ist normal. Bereite dich mental auf das Bewerbungsgespräch vor, atme bewusst und denke daran: Es handelt sich nicht um eine Prüfung, sondern um ein gegenseitiges Kennenlernen.
- Klares Interesse signalisieren: Am Ende des Gesprächs kannst du noch einmal dein Interesse an der Stelle betonen und nachfragen, wann du mit einer Rückmeldung rechnen kannst.
Gute Anzeichen
- Angenehme Gesprächsatmosphäre: Das Jobinterview verläuft locker und respektvoll. Du fühlst dich wohl.
- Lob und Interesse: Die Personalverantwortlichen wollen mehr über deine Erfahrungen und Qualifikationen wissen, gehen auf deine Antworten ein und loben dich vielleicht sogar für Erfahrungen und Erfolge.
- Positive Körpersprache: Dazu gehören unter anderem eine offene Körperhaltung, Augenkontakt, Lächeln und zustimmendes Nicken.
- Konkrete Informationen: Dir werden zukünftige Aufgaben, Projekte oder mögliche Einsatzbereiche beschrieben.
- Längeres, vertiefendes Gespräch: Das Gespräch dauert länger als geplant, wird persönlicher und es entsteht ein echter Dialog. Außerdem kommt es zur Gehaltsverhandlung.
- Kennenlernen von Teammitgliedern: Du wirst durch das Unternehmen geführt und lernst Mitarbeitende kennen.
- Klarer Ausblick: Du erhältst konkrete Hinweise zu den nächsten Schritten im Auswahlprozess und eine Einladung zu einem weiteren Gespräch.
Schlechte Anzeichen
- Kritische oder unangenehme Stimmung: Eine unfreundliche Atmosphäre, negative Kommentare oder ein distanziertes Verhalten sind häufig Warnsignale.
- Desinteresse oder Zeitdruck: Deine Gesprächspartner*innen wirken unaufmerksam, unterbrechen dich häufig oder schauen immer wieder auf die Uhr.
- Negative Körpersprache: Verschränkte Arme, geringer Augenkontakt oder auch ein Zurücklehnen im Stuhl gelten als schlechte Zeichen.
- Vage oder fehlende Informationen: Du erhältst keine detaillierten Informationen zur Position oder zum Unternehmen.
- Sehr kurzes Gespräch: Das Gespräch ist sehr oberflächlich und wird unerwartet schnell beendet. Auch das Gehalt wird nicht angesprochen.
- Rückfragen nicht erwünscht Du wirst nach dem Interview nicht dazu aufgefordert, eigene Fragen zu stellen.
- Keine Angaben zum weiteren Ablauf: Dein Gegenüber erklärt dir am Gesprächsende nicht, wie es weitergeht oder wann du mit einer Antwort rechnen kannst.
Wer nimmt am Vorstellungsgespräch teil?
Meist sitzen dir im Vorstellungsgespräch ein bis drei Personen gegenüber. Die Gesamtbesetzung hängt in der Regel von der Größe des Betriebs ab.
Mögliche Gesprächspersonen:
- Personaler*in
Ein*e Vertreter*in der Personalabteilung achtet auf einen fairen Ablauf, stellt allgemeine oder organisatorische Fragen und prüft, ob du zur Unternehmenskultur passt. Diese Person behält zudem den Überblick über den Bewerbungsprozess. - Direkte Führungskraft / Vorgesetzte*r
Eine direkte Führungskraft – zum Beispiel die Abteilungsleitung – ist oft die wichtigste Person im Gespräch. Sie möchte selbst einschätzen, ob du ins Team passt und ob deine Kompetenzen den Anforderungen in der Abteilung entsprechen. In kleinen Betrieben führt auch oft die Geschäftsführung höchstpersönlich das Bewerbungsgespräch. - Zukünftige Kolleginnen und Kollegen
Manchmal nimmt ein Teammitglied am Vorstellungsgespräch teil, um einen Eindruck davon zu erhalten, ob eine Zusammenarbeit mit dir gelingen könnte. - Personalvertretung / Betriebsrat
In größeren Unternehmen oder im öffentlichen Dienst kann ein Mitglied des Betriebsrats oder der Personalvertretung beim Bewerbungsgespräch anwesend sein. Diese Person achtet darauf, dass das Verfahren korrekt abläuft und alle Bewerbenden gleich behandelt werden.
Warum die Zusammensetzung der Gesprächsteilnehmenden variieren kann
Je nach Unternehmen und Position kann es mehrere Gesprächsrunden mit Bewerbenden geben. Bei den Terminen sind üblicherweise verschiedene Personen anwesend, die unterschiedliche Schwerpunkte setzen.
Beispiele:
- Erstes Gespräch: Persönliches Kennenlernen
Häufig findet das erste Gespräch mit einer Personalerin oder einem Personaler statt. Dabei geht es vor allem darum, dich kennenzulernen, deinen Lebenslauf zu besprechen, grundlegende Fähigkeiten zu prüfen und herauszufinden, ob du grundsätzlich ins Unternehmen passt. - Zweites Gespräch: Fachliche Einschätzung
In der zweiten Runde sind meist direkte Vorgesetzte dabei. Hier kommen Themen zur Sprache, die im ersten Gespräch möglicherweise nicht ausreichend geklärt wurden. Im Mittelpunkt stehen deine fachlichen Kenntnisse und deine Arbeitsweise. Konkrete Beispiele aus deinem bisherigen Beruf oder Studium können ebenfalls eine Rolle spielen. Vielleicht musst du auch eine Präsentation oder einen Bericht vorbereiten. - Drittes Gespräch: Näheres Kennenlernen und finale Entscheidung
In manchen Unternehmen gibt es ein weiteres Gespräch mit höheren Führungskräften oder der Geschäftsleitung. Ziel ist es, offene Fragen zu klären und die finale Entscheidung vorzubereiten. Manchmal dient das dritte Bewerbungsgespräch auch dem Kennenlernen mit dem Team.
Tests im Vorstellungsgespräch
In Vorstellungsgesprächen können dich verschiedene Tests erwarten. Neben fachlichen Qualifikationen werden beispielsweise auch soziale Kompetenzen und bestimmte Verhaltensweisen überprüft.
Typische Testarten:
- Sprachtests (zum Beispiel Englischtest)
Wenn für die Stelle gute Sprachkenntnisse erforderlich sind, werden diese möglicherweise im Rahmen eines separaten Tests geprüft. Vielleicht musst du aber auch einen Teil des Gesprächs in der benötigten Sprache führen. - Fachtests und Arbeitsproben
Diese Tests prüfen dein praktisches Können im jeweiligen Berufsfeld. Ein Programmierer könnte zum Beispiel die Aufgabe erhalten, einen kurzen Code zu schreiben. - Intelligenz- und Logiktests
Hierbei geht es um logisches Denken, Problemlösungsfähigkeit und analytisches Verständnis. Typisch für solche Tests sind Zahlen- und Buchstabenreihen, Matrizen und Wortanalogien. - Konzentrationstests
Solche Tests messen, wie genau und aufmerksam du arbeitest. Typisch ist etwa das Vergleichen von Symbolen, Buchstaben oder Zahlen unter Zeitdruck. - Persönlichkeitstests
Diese werden eingesetzt, um ein Bild von deinen Eigenschaften und Verhaltensweisen zu erhalten. Du musst unter anderem einschätzen, wie du in bestimmten Situationen reagieren würdest.
In einigen Fällen werden Bewerber*innen zu einem Assessment-Center eingeladen. Dabei handelt es sich um einen Test, bei dem du verschiedene Übungen wie Rollenspiele, Gruppendiskussionen und Arbeitssimulationen durchführen musst. Das Assessment-Center kann wenige Stunden oder bis zu zwei Tage dauern. In der Regel werden mehrere Bewerber*innen zu diesem Test eingeladen.
Wie lange dauern Vorstellungsgespräche?
Die Dauer eines Vorstellungsgesprächs kann stark variieren. Typischerweise dauert ein Gespräch zwischen 30 und 60 Minuten, in manchen Fällen auch 90 Minuten oder länger.
Einflussfaktoren auf die Gesprächsdauer:
- Anzahl der Interviewenden: Vor allem in großen Unternehmen führen oft mehrere Personen Bewerbungsgespräche mit den Kandidatinnen und Kandidaten durch. Je mehr Personen teilnehmen, desto länger kann das Vorstellungsgespräch dauern.
- Gesprächsform: Gruppeninterviews nehmen in der Regel mehr Zeit in Anspruch als Einzelgespräche. In einem Telefoninterview klären Personalverantwortliche oft nur die wichtigsten Fragen, sodass es besonders kurz ausfällt.
- Karrierestufe: Bewirbst du dich als Aushilfe, Praktikant*in oder Berufseinsteiger*in, musst du nicht so umfangreiche Fähigkeiten belegen können wie Führungskräfte.
- Tiefe der Fachfragen: Auch wenn es sich um eine sehr komplexe oder fachspezifische Position handelt, dauert das Vorstellungsgespräch länger. Hier werden oft komplexe Aufgaben oder Fallbeispiele besprochen.
- Persönliche Gespräche: Lockerer Small Talk zu Beginn oder private Zwischenfragen verlängern die Dauer des Vorstellungsgesprächs.
- Anzahl der Themen und Aufgaben: Je mehr Punkte behandelt werden, desto länger dauert das Gespräch.
Ist ein Vorstellungsgespräch sehr kurz, kann es darauf hindeutet, dass deine Gesprächspartner*innen dich für ungeeignet halten. Das muss jedoch nicht immer der Fall sein. Auch wenn das Interesse von beiden Seiten deutlich ist und alles passt, kann eine Entscheidung schon nach 20 Minuten gefallen sein.
Nach dem Vorstellungsgespräch
Nachdem du dich höflich verabschiedet hast, heißt es: abwarten. In der Zwischenzeit kannst du das Vorstellungsgespräch nachbereiten. Denn es bietet dir die Gelegenheit, zu lernen und dich weiterzuentwickeln. Gibt es Fragen und Situationen, die du besonders gut gemeistert hast? Wo siehst du selbst noch Verbesserungspotenzial?
Eine Möglichkeit, dich von anderen Bewerbenden abzuheben, ist es, ein bis zwei Tage später ein Dankschreiben zu versenden. In einer kurzen E-Mail kannst du dich noch einmal für das Vorstellungsgespräch bedanken und dein Interesse an dem Job bestätigen.
Solltest du am Ende doch eine Absage erhalten, mache dir keine Vorwürfe. Jetzt solltest du deine Bewerbungsunterlagen noch einmal überprüfen, das Vorstellungsgespräch reflektieren und dich auf deine nächste Bewerbung vorbereiten.
Weitere Fragen zum Ablauf des Vorstellungsgesprächs
- Wie viele Vorstellungsgespräche werden in der Regel absolviert, bis man eine Zusage erhält?
Die Anzahl der Vorstellungsgespräche ist sehr unterschiedlich und hängt unter anderem von der Branche, den Qualifikationen und dem Arbeitsmarkt ab. Die meisten Arbeitgeber entscheiden sich nach zwei oder drei Vorstellungsrunden für eine*n Bewerber*in.
- Wie läuft die Begrüßung ab, wenn mehrere Personen an einem Gespräch teilnehmen?
Üblicherweise leitet ein*e Personaler*in oder eine Führungskraft das Vorstellungsgespräch. Da diese Person dich in der Regel empfängt, begrüßt du sie als Erstes. Anschließend werden dir die anderen Teilnehmenden vorgestellt. Begrüße alle Anwesenden der Reihe nach freundlich mit Blickkontakt und einem festen Händedruck – sofern angeboten. Stelle dich kurz vor und warte auf die Zuweisung deines Platzes.
- Wie verhält man sich, wenn man direkt im Anschluss an das Gespräch eine Zusage bekommt?
Herzlichen Glückwunsch! Freu dich sichtlich, aber nicht überschwänglich. Bedanke dich für das Vertrauen und das tolle Angebot. Du kannst es direkt annehmen oder um ein bis zwei Tage Bedenkzeit bitten. Den Arbeitsvertrag solltest du vor der Unterzeichnung gründlich prüfen.
- Wie viele Bewerber werden zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen?
Die Anzahl der eingeladenen Bewerber hängt unter anderem von dem Unternehmen, der Position und der Bewerberzahl ab. Als Richtwert gilt, dass etwa 3 bis 10 Bewerbende zur ersten Gesprächsrunde eingeladen werden. In großen Unternehmen und Konzernen können es deutlich mehr sein. Bei weiteren Vorstellungsgesprächen reduziert sich die Anzahl der Eingeladenen.
- Welche Bewerber*innen werden zuerst zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen?
Zuerst laden Arbeitgeber in der Regel die Kandidatinnen und Kandidaten ein, die das Anforderungsprofil scheinbar am besten erfüllen. Auch der Zeitpunkt des Bewerbungseingangs kann eine Rolle spielen.
- Sollte man zu den ersten oder letzten Bewerbenden gehören, die an einem Vorstellungsgespräch teilnehmen?
Die ersten Bewerbenden setzen den Maßstab für die nachfolgenden Gespräche, während die letzten Bewerbungsgespräche oft besser im Gedächtnis bleiben. Entscheidend ist letztlich jedoch nicht der Zeitpunkt des Termins, sondern deine Leistung im Vorstellungsgespräch.
- Darf man im Vorstellungsgespräch sagen, dass man aufgeregt ist?
Du kannst zu Beginn des Bewerbungsgesprächs offen sagen, dass du aufgeregt bist. Mit Aussagen wie „Ich bin ein wenig nervös, weil mir diese Stelle sehr wichtig ist“ zeigst du großes Interesse. Außerdem wirkst du sympathisch und ehrlich.
- Wer trägt die Kosten für die Anreise zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch?
Grundsätzlich muss der Arbeitgeber, der dich einlädt, die notwendigen Reisekosten erstatten (§ 670 BGB). Das gilt jedoch nicht, wenn die Kostenübernahme in der Einladung explizit ausgeschlossen wurde. Im Zweifel kannst du vorab nachfragen.